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Kay Stiefermann
Steuerberater / GoBD Experte

ps-steuer.de

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Kassenschau vom Finanzamt: Durch die neue Verfahrensdokumentation drohen ab 2019 weitere Zuschätzungen von bis zu 10%

Vor allem die Gastronomie ist durch die Nutzung einer Barkasse von der neuen Regelung des Finanzamtes betroffen. Was hinter der Verfahrensdokumentation nach GoBD steckt und wie Sie hohe Umsatzzuschätzungen vermeiden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Arnsberg, den 04. Oktober 2019

Seit dem 01.01.2018 hat das Finanzamt eine neue Verordnung eingeführt, welche seit Frühjahr 2019 intensiv geprüft wird. Demnach benötigt jedes Gastronomieunternehmen mit einer Barkasse eine sogenannte Verfahrensdokumentation, welche für die Prüfer alle Abläufe im Unternehmen buchhalterisch nachvollziehbar machen soll. Viele Betriebe wurden in diesem Jahr bei der Kassenschau bereits zur Vorlage der Verfahrensdokumentation aufgefordert. Fehlt die Verfahrensdokumentation drohen Umsatzzuschätzungen von bis zu 10%.

GoBD – Eine kurze Erklärung

Die GoBD stehen für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD regulieren die gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung und schreiben vor, wie elektronische Daten und Dokumente aufbewahrt werden sollen. Das Finanzamt hat so jederzeit die Möglichkeit zu überprüfen, wann wer Zugang zu welchen Kassen und Informationen hatte. 

Das droht bei Fehlen der Verfahrensdokumentation

Gerade in der Gastronomie müssen Inhaber mit einer Kassen-nachschau rechnen und bei Fehlständen kann es ungemütlich werden. Gefragt wird bei solch einer Kassennachschau jetzt zusätzlich nach einer Verfahrensdokumentation, die seit 2018 Pflicht ist und seit 2019 aktiv geprüft wird. Sind Inhaber nicht vorbereitet, verhängt das Finanzamt eine Umsatzzuschätzung. Solch eine Umsatzzuschätzung kann bei einem Betrieb mit beispielsweise 100.000,- Euro Umsatz, eine zusätzliche Strafzahlung von 3.000,- Euro bedeuten.

Das muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten

1. Eine allgemeine Beschreibung über das Unternehmen, Produkte und deren Dienstleistungen.

2. Eine Anwenderdokumetation, die alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellt.

3. Eine technische Systemdokumentation, dazu zählen Geräte, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepte.

4. Eine Betriebsdokumentation, die dokumentiert, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert.

So können Sie sich vor Nachzahlungen an das Finanzamt schützen

Prävention lautet das Stichwort. Eine rechtzeitige Vorsorge lässt Sie  bares Geld sparen. Wenn Sie selbst nicht die nötige Zeit oder das Fachwissen für die Umsetzung einer normgerechten Verfahrensdokumentation besitzen, können Sie auf externe Dienstleister, die sich auf die Verfahrensdokumentation nach GoBD spezialisiert haben, zurückgreifen. Das sind in der Regel große Wirtschaftskanzleien oder spezialisierte Fachberater. Der Steuerberater ist seit der Verordnung zur Aufklärung verpflichtet, besitzt jedoch in den meisten Fällen keine eigenen Ressourcen zur ordnungsgemäßen Umsetzung.

Erhalten Sie hier ein unverbindliches Online-Angebot zur Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD:

Führen Sie jetzt den zweiminütigen Selbsttest mit sieben Fragen zur Risikoeinschätzung Ihres Betriebes durch:

Sind Sie in der Gastronomiebranche tätig?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Ist in Ihrem Unternehmen eine Barkasse vorhanden?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie die Bestandteile einer sachgemäßen Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie einen externen Dienstleister oder eine große Wirtschaftskanzlei die auf die Umsetzung der Verfahrensdokumentation spezialisiert ist?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie jetzt in der Lage dem Betriebsprüfer einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen? (Produkte/ Ablauforganisation/ Dienstleistungen/ Gewinnermittlung)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Haben Sie die Abläufe Ihrer Hard- / Software, deren Nutzer und der IT-Verantwortlichen schriftlich dokumentiert?
Ja
Nein
Müsste ich prüfen

Richtig!

Falsch!

Ist Ihre EDV vor Systemausfall und Datenmissbrauch sicher? (Tipp: Auch im Falle eines Systemausfalls müssen Daten und Datenweitergabe nachvollziehbar sein)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie bei einem passenden Angebot an der Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation durch einen spezialisierten Fachdienstleister interessiert?
Ja
Nein
Vielleicht

Richtig!

Falsch!

Teile das Quiz um deine Ergebnisse zu sehen!

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Verfahrensdokumentation

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Quellenangaben

  • Gastgewerbe Magazin ausgabe-092018
  • BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az.: IV A 4 – S0316/13/10003 zu den GoBD
  • Kassenführung in der Gastronomie – Gerd Achilles (ISBN Print: 978-3-944505-89-3)
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