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Kay Stiefermann
Steuerberater / GoBD Experte

ps-steuer.de

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Kassenschau vom Finanzamt: Durch die neue Verfahrensdokumentation drohen ab 2019 weitere Zuschätzungen von bis zu 10%

Vor allem die Gastronomie ist durch die Nutzung einer Barkasse von der neuen Regelung des Finanzamtes betroffen. Was hinter der Verfahrensdokumentation nach GoBD steckt und wie Sie hohe Umsatzzuschätzungen vermeiden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Arnsberg, den 04. Oktober 2019

Seit dem 01.01.2018 hat das Finanzamt eine neue Verordnung eingeführt, welche seit Frühjahr 2019 intensiv geprüft wird. Demnach benötigt jedes Gastronomieunternehmen mit einer Barkasse eine sogenannte Verfahrensdokumentation, welche für die Prüfer alle Abläufe im Unternehmen buchhalterisch nachvollziehbar machen soll. Viele Betriebe wurden in diesem Jahr bei der Kassenschau bereits zur Vorlage der Verfahrensdokumentation aufgefordert. Fehlt die Verfahrensdokumentation drohen Umsatzzuschätzungen von bis zu 10%.

GoBD – Eine kurze Erklärung

Die GoBD stehen für “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff”. Die GoBD regulieren die gesetzlichen Anforderungen einer ordnungsgemäßen Buchführung und schreiben vor, wie elektronische Daten und Dokumente aufbewahrt werden sollen. Das Finanzamt hat so jederzeit die Möglichkeit zu überprüfen, wann wer Zugang zu welchen Kassen und Informationen hatte. 

Das droht bei Fehlen der Verfahrensdokumentation

Gerade in der Gastronomie müssen Inhaber mit einer Kassen-nachschau rechnen und bei Fehlständen kann es ungemütlich werden. Gefragt wird bei solch einer Kassennachschau jetzt zusätzlich nach einer Verfahrensdokumentation, die seit 2018 Pflicht ist und seit 2019 aktiv geprüft wird. Sind Inhaber nicht vorbereitet, verhängt das Finanzamt eine Umsatzzuschätzung. Solch eine Umsatzzuschätzung kann bei einem Betrieb mit beispielsweise 100.000,- Euro Umsatz, eine zusätzliche Strafzahlung von 3.000,- Euro bedeuten.

Das muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten

1. Eine allgemeine Beschreibung über das Unternehmen, Produkte und deren Dienstleistungen.

2. Eine Anwenderdokumetation, die alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellt.

3. Eine technische Systemdokumentation, dazu zählen Geräte, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepte.

4. Eine Betriebsdokumentation, die dokumentiert, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert.

Führen Sie jetzt den zweiminütigen Selbsttest mit sieben Fragen zur Risikoeinschätzung Ihres Betriebes durch:

Sind Sie in der Gastronomiebranche tätig?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Ist in Ihrem Unternehmen eine Barkasse vorhanden?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie die Bestandteile einer sachgemäßen Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie einen externen Dienstleister oder eine große Wirtschaftskanzlei die auf die Umsetzung der Verfahrensdokumentation spezialisiert ist?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie jetzt in der Lage dem Betriebsprüfer einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen? (Produkte/ Ablauforganisation/ Dienstleistungen/ Gewinnermittlung)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Haben Sie die Abläufe Ihrer Hard- / Software, deren Nutzer und der IT-Verantwortlichen schriftlich dokumentiert?
Ja
Nein
Müsste ich prüfen

Richtig!

Falsch!

Ist Ihre EDV vor Systemausfall und Datenmissbrauch sicher? (Tipp: Auch im Falle eines Systemausfalls müssen Daten und Datenweitergabe nachvollziehbar sein)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie bei einem passenden Angebot an der Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation durch einen spezialisierten Fachdienstleister interessiert?
Ja
Nein
Vielleicht

Richtig!

Falsch!

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Verfahrensdokumentation

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So können Sie sich vor diesen zusätzlichen Strafzahlungen an das Finanzamt schützen

1. Eigene Erstellung der Verfahrensdokumentation

  • Es gibt online zahlreiche Vorlagen und Muster, an denen Sie sich bei der eigenen Umsetzung orienteren können.
  • Der Zeitaufwand für die eigene Umsetzung liegt ca. bei 30-50 Stunden. Die Umsetzung ist selbst mit Vorlagen und Mustern sehr umfangreich.
  • Bei Fehlern kann die Dokumentation als ungültig anerkannt werden, man spricht hier von Formfehlern. Um einer Strafzahlung zu entgehen ist eine ordnungsgemäß umgesetzte Verfahrensdokumentation wichtig.

2. Beim Steuerberater Anfragen

  • Seit 2018 besteht eine Aufklärungspflicht für Steuerberater. Diese müssen Ihre Mandanten über die neue Gesetzeslage informieren, prüfen Sie daher die letzten Schreiben Ihres Steuerberaters.
  • Wenn Sie die Unterstützung Ihrer Steuerberaters in Anspruch nehmen, beläuft sich der eigene Zeitaufwand auf ca. 10-20 Arbeitsstunden.
  • Kleinere Kanzleien können oft nur Aufklären. Durch fehlendes Fachpersonal ist oft keine Umsetzung oder Prüfung einer Verfahrensdokumentation möglich.

3. Einen Spezialisten Beauftragen

  • Die fachliche Umsetzung durch eine spezialisierte Kanzlei ist bei seriösen Anbietern in der Praxis bereits vom Finanzamt geprüft. In der Regel handelt es sich um größere Kanzleien mit über 20 Mitarbeitern, die für die Abwicklung der Verfahrensdokumentation eigene GoBD-Fachabteilungen beschäftigen.
  • Der eigene Aufwand beläuft sich hier auf ein Telefonat und die Abwicklung per E-Mail. Insgesamt liegen Sie hier bei einem passiven Zeitaufwand von maximal 2-4 Stunden.
  • In den meisten Fällen steht Ihnen ein Angestellter persönlich oder telefonisch als Unterstützung, auch während einer Prüfung vor Ort zur Seite.
  • Die Zusammenarbeit ist nach der Erstellung der Verfahrensdokumentation nicht beendet. Sie werden über Gesetzesänderungen informiert und Ihre Verfahrensdokumentation wird stetig auf einem aktuellen und korrekten Stand gehalten.

Fazit

Die ab 2018 geforderte Verfahrensdokumentation wird vom Finanzamt seit diesem Jahr bei der Kassennachschau aktiv geprüft. Durch die Barkasse ist vor allem die Gastronomie von der neuen Regelung betroffen. Je nach verfügbarer Zeit und eigenem Wissensstand kann die Dokumentation mit Hilfe von Vorlagen selbst erstellt oder an einen Spezialisten abgegeben werden. Wichtig ist die ordnungsgemäße Umsetzung, da das Dokument bei Formfehlern nicht anerkannt wird. Bei Unsicherheit steht Ihnen die spezialisierte Fachkanzlei Preuss – Stiefermann und Partner mit qualifizierten Ansprechpartnern zur Verfügung.

Erhalten Sie hier ein unverbindliches Online-Angebot zur Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation nach GoBD:

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Quellenangaben

  • Gastgewerbe Magazin ausgabe-092018
  • BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az.: IV A 4 – S0316/13/10003 zu den GoBD
  • Kassenführung in der Gastronomie – Gerd Achilles (ISBN Print: 978-3-944505-89-3)
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