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Kay Stiefermann
Steuerberater / GoBD Experte

ps-steuer.de

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Wie einem Gastronomen aus Köln durch eine fehlende Verfahrensdokumentation Nachzahlungen bis zu 4.500 EUR blühen

Das Finanzamt sahnt 2019 mit der Kassen-Nachschau weiter ab. Nachzahlungen und Umsatzzuschätzungen bei Nichteinhaltung der GoBD Richtlinien kosten Gastronomen viel Geld.

Arnsberg, den 04. Oktober 2019

Seit dem 01.01.2018 hat das Finanzamt eine neue Verordnung eingeführt, welche seit Frühjahr 2019 intensiv geprüft wird. Demnach benötigt jedes Gastronomieunternehmen mit einer Barkasse eine sogenannte Verfahrensdokumentation, welche für die Prüfer alle Abläufe im Unternehmen buchhalterisch nachvollziehbar machen soll. Viele Betriebe wurden in diesem Jahr bei der Kassen-Nachschau bereits zur Vorlage der Verfahrensdokumentation aufgefordert. Ist die Verfahrensdokumentation nicht rechtskonform, verhängt das Finanzamt hohe Geldstrafen.

4.500 EUR Strafzahlung vom Finanzamt

Ein 46-jähriger Restaurantbesitzer aus Köln wurde Anfang des Jahres vom Finanzamt geprüft. Unangekündigt standen zwei Betriebsprüfer vor der Tür des Lokals, verlangten Einsicht in die Unterlagen und führten eine Kassen-Nachschau durch. Ihm wurde eine fehlende Verfahrensdokumentation nach GoBD vorgeworfen. Grund dafür war die neue Anforderung des Finanzamtes, die seit 2018 greift und verlangt, dass alle relevanten Finanzabläufe im Unternehmen nachvollziehbar dokumentiert werden müssen. Die Betriebsprüfer beriefen sich auf das BMF-Schreiben vom 14.11.2014, nach dem für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein muss.

Das Resultat der Betriebsprüfer: „Mangel in der Buchführung – Strafzahlung an das Finanzamt“.

Eine belastende Situation für den Geldbeutel, denn das Finanzamt verhängt Strafen in Form von Umsatzzuschätzungen. Diese werden je nach Fall bewertet und können zwischen 5 bis 10 % des Jahresumsatzes betragen. Für ein Gastronomieunternehmen mit einem Jahresumsatz von 150.000 Euro können demnach bis zu 15.000 Euro Mehrumsatz geschätzt werden. Daraus ergibt sich dann eine Steuernachzahlung, je nach Betriebsform, von ca. 30%, also 4.500, – Euro.

Das muss eine Verfahrensdokumentation beinhalten

1. Eine allgemeine Beschreibung über das Unternehmen, Produkte und deren Dienstleistungen.

2. Eine Anwenderdokumetation, die alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen.

3. Eine technische Systemdokumentation, dazu zählen Geräte, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepte.

4. Eine Betriebsdokumentation, die dokumentiert, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert.

So können Sie sich vor diesen Nachzahlungen an das Finanzamt schützen

Prävention lautet das Stichwort. Eine rechtzeitige Vorsorge lässt Sie  bares Geld sparen. Wenn Sie selbst nicht die nötige Zeit oder das Fachwissen für die Umsetzung einer normgerechten Verfahrensdokumentation besitzen, können Sie auf externe Dienstleister, die sich auf die Verfahrensdokumentation nach GoBD spezialisiert haben, zurückgreifen. Das sind in der Regel große Wirtschaftskanzleien oder spezialisierte Fachberater. Der Steuerberater ist seit der Verordnung zur Aufklärung verpflichtet, besitzt jedoch in den meisten Fällen keine eigenen Ressourcen zur ordnungsgemäßen Umsetzung.

Hier finden Sie weitere Informationen über die Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation durch eine spezialisierte Fachkanzlei:

Sie sind unsicher, ob Ihr Unternehmen den Anforderungen der GoBD Verfahrensdokumentation entspricht? Führen Sie jetzt den zweiminütigen Selbsttest mit sieben Fragen zur Risikoeinschätzung durch:

Sind Sie in der Gastronomiebranche tätig?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Ist in Ihrem Unternehmen eine Barkasse vorhanden?
Ja
Nein

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie die Bestandteile einer sachgemäßen Verfahrensdokumentation nach GoBD?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Kennen Sie einen externen Dienstleister oder eine große Wirtschaftskanzlei die auf die Umsetzung der Verfahrensdokumentation spezialisiert ist?
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie jetzt in der Lage dem Betriebsprüfer einen Überblick über Ihr Unternehmen zu verschaffen? (Produkte/ Ablauforganisation/ Dienstleistungen/ Gewinnermittlung)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Haben Sie die Abläufe Ihrer Hard- / Software, deren Nutzer und der IT-Verantwortlichen schriftlich dokumentiert?
Ja
Nein
Müsste ich prüfen

Richtig!

Falsch!

Ist Ihre EDV vor Systemausfall und Datenmissbrauch sicher? (Tipp: Auch im Falle eines Systemausfalls müssen Daten und Datenweitergabe nachvollziehbar sein)
Ja
Nein
Ich bin mir unsicher

Richtig!

Falsch!

Wären Sie bei einem passenden Angebot an der Umsetzung Ihrer Verfahrensdokumentation durch einen spezialisierten Fachdienstleister interessiert?
Ja
Nein
Vielleicht

Richtig!

Falsch!

Teile das Quiz um deine Ergebnisse zu sehen!

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Quellenangaben

  • Gastgewerbe Magazin ausgabe-092018
  • BMF-Schreiben vom 14.11.2014, Az.: IV A 4 – S0316/13/10003 zu den GoBD
  • Kassenführung in der Gastronomie – Gerd Achilles (ISBN Print: 978-3-944505-89-3)
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